Beatrice Cicala

Il consulente finanziario è un libero professionista che, come tanti, ha bisogno di una attenta pianificazione della sua attività. È naturale pensare che ad affiancarlo ci sia una figura che coordini impegni, agenda, rapporti con la clientela. Una figura che però è stata in grado di modernizzarsi, adattandosi molto bene ai tempi che cambiano e sfruttando le opportunità offerte dalla digitalizzazione.

Beatrice Cicala, ci racconta la professione di virtual assistant?

«Molto volentieri. Oggi il libero professionista, per poter offrire un ottimo servizio ai propri clienti, ha bisogno di organizzare al meglio il suo tempo e il suo spazio di lavoro. Lavorare da soli è diventato davvero difficile ormai, tra la burocrazia, appuntamenti e altre attività di sviluppo del business. Il mio ruolo è sempre stato questo: mantenere la rotta del mio consulente finanziario, alleggerirlo delle incombenze burocratiche, migliorare le sue procedure di lavoro, anticipare tutta una serie di eventi e curare la sua comunicazione interna ed esterna.

Da qualche anno ho intrapreso la carriera da libera professionista, diventando così la prima assistente virtuale in Italia, specializzata nell’assistenza al consulente finanziario. L’assistente di oggi dovrebbe possedere una serie di competenze trasversali che la differenziano molto dall’ideale comune di segretaria, portandola ad essere una vera partner per il Consulente Finanziario in quanto non è più solo un’esecutrice, ma agisce attivamente sul business. La mia professione oggi ha varie sfaccettature, che dipendono dalle priorità del mio cliente consulente finanziario innanzitutto: ottimizzare le procedure di organizzazione interne, migliorare la gestione della clientela, affermare il proprio personal brand online, organizzare seminari finanziari, fare scouting di nuova clientela».

‘Virtual assistant’: è un modo per definire con gergo moderno un lavoro ‘tradizionale’ o davvero non immaginiamo neanche le mansioni che dovete svolgere in questa era in cui il mondo della consulenza finanziaria si confronta con mercati difficili, risparmiatori esigenti e tante altre complicazioni?

«Sì, il mondo è cambiato e certamente la sfida più grande è stare al passo con questi cambiamenti, considerato che la maggior parte delle persone è restia al cambiamento e lo affronta con difficoltà. Quando inizio a collaborare con un consulente finanziario, mi preoccupo prima di tutto di curare al meglio l’esperienza e il servizio alla clientela esistente, migliorando e implementando la comunicazione prima di tutto, cercando di filtrare la troppa informazione dei media, spiegando in modo semplice concetti complessi e cercando di fare attività che possano rendere l’investitore più consapevole, anche nell’ottica di un passaparola che faccia bene al consulente finanziario ma anche alla società in cui viviamo [basso livello di cultura finanziaria].

Poi si passa alla comunicazione esterna, fondamentale oggi sia per dimostrare al cliente che “siamo sul pezzo” e per aumentare l’autorevolezza del ruolo del consulente finanziario che, nella testa del risparmiatore, è ancora legato al collocamento di prodotti finanziari. Creare fiducia oggi è molto complesso, serve tempo, costanza e contenuti di qualità. Questo significa che il consulente finanziario dovrebbe fare un doppio lavoro per portare avanti tutto questo da solo. L’Assistente Virtuale qui gioca un ruolo importante: diventa il reparto di ricerca e sviluppo del consulente finanziario, supportandolo nella creazione di contenuti di qualità, facendo indagini e ricerche sulle reali esigenze del suo target di clientela e supportandolo in attività di divulgazione e di educazione finanziaria».

Da professionista ‘stand alone’ a coordinatrice di un network. Quale è stato il percorso che l’ha portata a fondare Assistant Lab?

«Avevo iniziato a farmi conoscere su LinkedIn molto prima di aprire la mia partita Iva. Da sempre sono molto attiva nella promozione del mio ruolo come essenziale per un libero professionista che vuole avere successo nel mondo di oggi. Questo ha fatto in modo che il mio business prendesse il volo con facilità. Dopo solo qualche mese dall’avvio, ho sentito il bisogno di allargare il mio team con persone che avessero i miei stessi valori e la mia stessa sensibilità per questo ruolo di assistenza. Oggi Assistant Lab conta 7 elementi, che hanno aperto la partita Iva grazie a me e al flusso di business che sono riuscita e continuo a convogliare con la mia comunicazione. Ognuno ha caratteristiche e specializzazioni diverse, in modo da poter essere un punto di riferimento per il consulente finanziario che vorrebbe cambiare qualcosa all’interno della sua organizzazione ma non sa da che parte iniziare».

Chi può entrare a fare parte di Assistant Lab?

«Volenterose assistenti oggi impiegate in uffici di consulenti finanziari. Quella che andiamo ad assistere con il nostro lavoro è una professione complessa e delicata: ho bisogno di una squadra che conosca molto bene il campo, le dinamiche interne e che abbia una certa esperienza con gli argomenti da trattare. Siamo assistenti specializzate ed esperte. Per chi volesse iniziare da zero invece può seguire sia la mia community gratuita, oppure iscriversi al mio corso di formazione».

È vero che all’inizio neanche sapeva che cosa fosse un consulente finanziario? Come ha incontrato questa categoria?

«Verissimo. Quello che conoscevo era una versione americana molto più spinta, vista al cinema. Pensavo di essere io “fuori target” ma poi con il tempo ho capito che moltissime persone non hanno idea di cosa sia un consulente finanziario e se da una parte questo mi spaventa, dall’altra mi fa capire che c’è un mondo da conquistare per chi vorrà impegnarsi nella comunicazione.

L’incontro con il mondo della consulenza finanziaria è successo per caso, stavo cercando lavoro come impiegata d’ufficio. Ho risposto ad un annuncio di lavoro e non sono più andata via. Mi sono innamorata del ruolo di assistente personale e della consulenza finanziaria. Ritengo di avere una posizione davvero privilegiata rispetto a molte altre professioni in quanto ho una finestra sempre aperta su tematiche come innovazione, progresso e trend di investimento che mi danno una ventata di positività e fiducia nel futuro».

Che tipo di esigenze specifiche – a prescindere da quelle organizzative che possiamo facilmente intuire – hanno questi professionisti, tali per cui si è reso necessario un presidio più forte e innovativo dal punto di vista del coordinamento?

«Secondo me, siamo abituati a vedere fino ad un certo punto. Siamo abituati a sognare poco, a tenerci stretto quello che abbiamo per paura di quello che potrebbe succedere. E quindi non facciamo scommesse, non rischiamo. E più diventiamo “grandi” e più peggioriamo sotto questo punto di vista perché ovviamente le avversità e gli ostacoli si fanno sempre più difficili. Credo che ci sia una grande fetta di consulenti finanziari stanchi e disillusi. Un vero peccato. Agiscono e parlano come se fosse impossibile ormai far interessare le persone alla finanza e all’educazione finanziaria.

Io credo invece che le persone oggi abbiano solo bisogno di essere coinvolte diversamente e di interagire diversamente con questa tipologia di contenuti. Ovviamente per fare questo, oltre a lavorare è necessario volersi alzare al mattino con la voglia di cambiare le cose, di lasciare un segno perché serve costanza e serve tempo per rompere degli schemi e dei preconcetti ben radicati nella cultura italiana. In questo senso, persone come me, assistenti di nuova generazione, esperte di comunicazione, di social media, di scrittura, di software e nuovi mezzi di comunicazione, possono essere il ponte tra due generazioni».

Come è avvenuto il passaggio ad ‘imprenditrice’ e come ha fatto a capire che c’era un mercato potenziale del tutto, o quasi, scoperto?

«Lo vedevo ogni giorno nel mio ufficio. Percepivo che qualcosa era cambiato, perché se quello che è stato fatto fino ad oggi non porta più gli stessi risultati forse siamo noi che ci ostiniamo a lavorare sempre nello stesso modo. E allora ho iniziato a studiare marketing, comunicazione e scrittura efficace. Continuo a farlo e probabilmente non smetterò più. La vena imprenditoriale non mi è mai mancata, dovevo solo avere il coraggio di lanciarmi.

Quello che mi ha dato il coraggio è stata la visione: poter diventare un’arma vincente per il business di un libero professionista che è sempre stato abituato a lavorare da solo e che non ha dimestichezza con i nuovi mezzi di comunicazione. Se non comunichi non esisti. Ho pensato che se io lo avessi aiutato a comunicare lo avrei aiutato concretamente a migliorare le performance della sua attività e mi sono lanciata».

Lei si occupa anche della gestione dei profili social di questi professionisti, un lavoro che richiede un’attenzione enorme. Come si governa la reputazione di un consulente finanziario?

«Con moltissima cura e attenzione a quello che si scrive o che si comunica in generale. Ogni pubblicazione è l’estensione online del professionista: i contenuti devono essere impeccabili, mai faziosi e sempre utili alla risoluzione di un problema del potenziale cliente. Meglio scrivere poco e di alta qualità, piuttosto che fare tanto rumore per nulla. Molti scrivono per il proprio ego personale, ma quello non serve a niente. Il Personal Brand di un libero professionista è vincente quando mette al centro le persone. Non da ultimo, basta poco per essere fraintesi e il web non perdona».

E lei, Beatrice Cicala, come gestisce il suo marketing? Perché anche il suo è un mestiere che va spiegato, narrato e fatto capire.

«Cerco di essere l’assistente di tutti i consulenti finanziari. Nei miei contenuti cerco sempre di offrire soluzioni, di dare suggerimenti concreti e applicabili fin da subito. Non parlo mai di massimi sistemi ma di piccoli aggiustamenti organizzativi o consigli per curare al meglio il proprio personal brand. Credo sia questo il mio punto forte: essere autentica. Ho sempre mantenuto un basso profilo, consapevole del fatto che ho ancora molto da imparare e soprattutto, nonostante ne conosco le strategie, non ho mai cercato di vendere a nessuno soluzioni definitive o scorciatoie come spesso accade sul web. Punto a creare un business che possa affermarsi e crescere sempre di più nel tempo. Per questo scelgo di lavorare solo quando ci sono tutti i presupposti per una collaborazione di successo. Preferisco guadagnare di meno, ma lavorare bene e con clienti felici».

Fermo restando che in ogni professione e in ogni lavoro ci sono sempre margini di crescita e di miglioramento, quali sono gli aspetti del suo lavoro sui quali secondo lei bisogna ancora investire per migliorarne la spendibilità?

«Organizzazione. È sempre tutta una questione di organizzazione del tempo e delle attività. Per qualsiasi professionista le ore del giorno non bastano mai. Eppure ci sono molti che nello stesso tempo producono il doppio. Come diceva Seneca “Non è vero che non abbiamo tempo. È che ne sprechiamo molto.” Ed è così. Un professionista ben organizzato è sempre un ottimo indicatore di qualità a mio avviso».

Mi racconta il mondo della consulenza finanziaria dal suo punto di vista. Che rapporto hanno con i clienti, che preoccupazioni hanno, che metodo di lavoro, in che modo stanno cavalcando le opportunità, ad esempio, del fintech?

«Penso che le persone non si rendono conto di quanto sia importante una solida pianificazione finanziaria e una consulenza personalizzata sulla propria situazione patrimoniale e familiare nel complesso. Le cose che ci preoccupano di più nella vita sono salute e stabilità economica. Per assurdo andremmo dal dottore ogni volta possibile e vorremmo farci curare sempre dal migliore in circolazione. Della nostra salute finanziaria però non se ne occupa quasi nessuno. È un problema, grave. Spero davvero ci possa essere un cambio di paradigma grazie alla comunicazione e ai nuovi media. Per quanto riguarda il fintech ritengo che sia una manna dal cielo: lascia al consulente finanziario tutto il tempo per concentrarsi sul valore della relazione e della consulenza».

E il fintech come sta aiutando il suo lavoro?

«Di riflesso, più controllo sui numeri da parte dell’intelligenza artificiale e della tecnologia, più spazio per il consulente per curare una parte del business che prima non aveva il tempo di curare. Ed eccomi qui, pronta ad accogliere i professionisti che vogliono fare la differenza sul mercato. Sono da sempre felice di avere la tecnologia come alleata sul lavoro, abbraccio tutta l’innovazione che ci permette di ottimizzare il lavoro».

Come sta cambiando la sua operatività, a causa della pandemia che ha costretto tutte le categorie professionali a modificare abitudini di lavoro e anche mindset?

«Fortunatamente la pandemia non mi ha colta impreparata. Non è stato difficile per me adattarmi ad una vita più casalinga, nonostante sia stato necessario trovare un equilibrio con il resto della famiglia, soprattutto all’inizio. Anch’io ho dovuto riadattare una serie di attività, come ad esempio la formazione assistenti in aula. Ma non ci ho pensato due volte: sono dell’idea che i limiti che vediamo sono solo nella nostra testa».